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入試業務の全体の流れ
Wakapass の入試業務は「募集期間」を中心に進みます。年度・入試区分ごとに募集期間を作成し、その中で出願受付から合否発表までを完結させます。
募集期間のライフサイクル
募集期間のステータスは、設定した日時に応じて自動的に変わります。
| ステータス | 状態 | 遷移のきっかけ |
|---|---|---|
| 下書き | 作成直後。志願者には見えません | 作成時 |
| 受付前 | 志願者に公開済みだが、出願はまだ開始していない | 公開開始日時の到来 |
| 受付中 | 出願を受け付けている | 受付開始日時の到来 |
| 受付終了 | 出願の受付を締め切った | 受付終了日時の到来 |
| アーカイブ済み | 入試完了後に手動で保管した状態 | 管理者の操作 |
受付開始後は一部の設定がロックされます
募集期間の編集自体はアーカイブするまで可能ですが、受付中 になると「受付開始日時」「受験料」は変更できません。受付終了 後はさらに「説明」「スクールバス」なども変更できなくなります。アンケートの質問を編集できるのは 下書き・受付前 の間だけ、削除できるのも 下書き・受付前 のみです。
業務フェーズとマニュアルの対応
1. 募集の準備(受付開始まで)
- 募集期間を作成する — 名前・受付期間・受験料などを設定
- アンケートを設計する — 願書に組み込む質問を用意(テンプレートの活用も)
- ポリシー・重要事項説明書 — 同意書類を登録
- 募集期間の概要画面 — 保護者画面プレビュー で出願フォームを確認し、QRガイド印刷 で案内資料を準備
2. 受付中の運用
- 志願者を確認する / 志願者の詳細 — 出願データの確認・印刷・CSV 出力
- リマインドを送信する — 入力途中・未出願の保護者へ催促
- メッセージを送る — 持ち物の案内などの連絡
- 受験料の受領管理 — 受領状況の記録
3. 審査・合否
- 合否を登録・通知する — 合格・不合格・補欠の登録とメール通知
- 繰上げ合格と入園決定 — 補欠の繰上げと、入園・辞退の確定管理
4. 通年の業務
- イベントを開催する — 説明会・見学会などの予約受付
- お知らせを配信する — 全体向けの告知
- 会員(保護者)を管理する — アカウントの確認・停止
志願者(保護者)側の流れ
保護者は次の流れで出願します。管理者側の各機能がどこに対応するかを意識すると運用しやすくなります。
- 会員登録 — メールアドレスで保護者アカウントを作成(→ 会員管理に表示)
- 募集期間を選択 — 公開中の募集期間から選択(登録コードを設定した場合は入力が必要)
- 同意 — ポリシー・重要事項説明書に同意(→ ポリシー)
- 願書の入力 — 基本情報 → 保護者 → 住所・通学 →(家族構成)→ アンケート のステップ形式。途中保存できます(→ 入力途中の場合はリマインドの対象)
- 確認・提出 — 内容を確認して提出。受験料を設定した期間では「受験当日に現金でお支払いください」と案内されます。提出後、保護者は内容を変更できません
- 提出 — 提出すると志願者一覧で「提出済み」になります
- 合否確認 — 通知メールとマイページで合否を確認(→ 合否管理)